Gestion électronique des documents – Zeendoc

Faites entrer votre entreprise dans l'ère du numérique!

La société ITTEO accompagne les TPE et PME dans la digitalisation de leurs processus métiers.

Nous proposons à vos équipes une offre de dématérialisation et de GED intelligente, complète et modulaire capable de répondre à la plupart de vos besoins.

La solution ZEENDOC permet de révolutionner la gestion de vos documents : gestion des factures fournisseurs & notes de frais

Zeendoc est la solution de GED intelligente 100% française. C’est une solution bas carbone et qui respecte l’environnement.

ITTEO propose une solution professionnelle complète pour la dématérialisation des factures fournisseurs, incluant la mise en place de circuits de validation internes pour les règlements, en partenariat avec nos experts localisés sur Nîmes.
Le logiciel ZEENDOC éliminera en grande partie la saisie comptable manuelle grâce à un pont comptable avec votre logiciel de comptabilité du marché.
ZEENDOC est bien plus qu’une simple GED, c’est un outil qui optimisera et simplifiera vos processus métier et qui vous fera gagner du temps.

De plus, nous vous permettons de supprimer les notes de frais papier suite à l’arrêté du 23 mai 2019, grâce à une numérisation efficace et à valeur probante, un classement intuitif et une recherche instantanée de vos documents.

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Directement depuis ZEENDOC, vous pourrez gérer la distribution des bulletins de salaires électroniques et vous pourrez dématérialiser le service RH

La dématérialisation de la fiche de paie tend à devenir la norme et le format papier l’exception, sauf en cas de désaccord du salarié. Pour une gestion moderne et simplifiée, pour être conforme à la loi El khomri, nous vous aidons à passer au bulletin de salaire électronique en mettant à votre disposition des outils informatiques pilotés par nos experts à Nîmes.
Un coffre-fort numérique sera créé pour chaque collaborateur et le suivra sa carrière durant.
Les avantages avec ZEENDOC sont nombreux :

  • Les bulletins de salaires sont sécurisés pour le salarié et accessible à tout moment depuis n’importe où.
  • Les entreprises économisent du temps et de l’argent en automatisant certaines tâches liées à la gestion des salaires et des bulletins.

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La dématérialisation du Service RH permettra :

  • De gérer le dossiers des salariés rapidement.
  • De classer simplement et retrouver instantanément les documents.
  • De Gérer tous les rappels de dates liées aux obligations légales du service RH.
  • D’être alerté si une pièce justificative est manquante dans un dossier (permis de conduire, etc.).
  • De créer une CVthèque pour optimiser la gestion des recrutements.
  • D’archiver et de sécuriser l’ensemble des documents dans un espace unique
  • De Retrouver et communiquer instantanément les documents au salarié (en grâce au moteur de recherche multicritères et aux facilités de partage et d’envoi. => Gain de temps
  • De signer électroniquement les contrats de travail ou tout autre document
  • D’effectuer des demandes de congés ou de formations avec validation par les responsables de services.
  • D’être conformité RGPD
  • De facilité le télé-travail grâce à un accès universel au dossier RH depuis n’’importe quel accès internet
  • De supprimer des tâches manuelles chronophages

La dématérialisation du service RH a une utilité tant au niveau organisationnel qu’au niveau relationnel, sans oublier les réductions de coûts induites par un tel projet.

Passez à la facturation électronique AVEC ZEENDOC et respecter la nouvelle réglementation

La facturation électronique entre les entreprises françaises assujetties à la TVA entrera en vigueur et sera obligatoire progressivement entre 2024 et 2026 selon la taille de votre entreprise :

  • En 2024, en réception pour l’ensemble des assujettis, et en transmission pour les grandes entreprises
  •  En 2025, en transmission pour les entreprises de taille intermédiaire
  • En 2026, en transmission pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Passer à la facturation électronique réduira le temps passé au traitement des factures (envoi, suivi de la bonne réception, suivi règlement, etc.)

Passer à la facture électronique permettra de réaliser jusqu’à 70% d’économies sur le coût de traitement de vos factures. Leur diffusion à tous les clients sera quasiment instantanée en évitant les erreurs de saisies puisque l’adresse des destinataires est automatiquement ajoutée. La transmission est sécurisée avec un lien de téléchargement et permet un suivi en temps réel de la récupération de la facture par le client.

Passer à la facture électronique simplifiera votre quotidien ainsi que celui de vos clients!

  • Au-delà de la réglementation, ZEENDOC permettra grâce à la facture électronique :
  • De réduire le volume d’impression papier
  • De supprimer le coût d’affranchissement si vous envoyez vos factures par la post
  • De suivre la bonne réception et consultation de vos factures par le client et donc d’améliorer les délais d’encaissement
  • De suivre les règlements des factures et relances plus simplement
  • Dépôt des factures adressées aux collectivités ou établissements publics directement dans CHORUS PRO grâce à la mise en place d’un connecteur « Chorus Pro Fournisseur »

En allouant une empreinte digitale unique à chacune de vos factures électroniques, chaque action de dépôt de document sera horodatée. ZEENDOC garantira ainsi l’intégrité et l’authenticité de la facture électronique qui sera dans un format pérenne Facture X)

ITTEO dispose d’une équipe d’experts ZEENDOC à Nîmes qui mettra personnalisera la solution et mettra à votre disposition les outils informatiques qui vous conviennent.

Comment fonctionne la signature électronique : c’est très simple

L’envoi

Vous sélectionnez le document à faire signer (contrat, devis, etc.) ; puis vous renseignez le ou les signataires. Déterminez la durée de validité et envoyer le document.

La signature

Chaque signataire reçoit le document à signer via un email avec un lien sécurisé et peut démarrer le processus de signature électronique d’un simple clic depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Après consultation et validation du document, un code d’authentification est envoyé par SMS pour garantir l’authenticité du signataire et finaliser la signature électronique du document.

Le suivi en ligne

Un suivi en ligne des statuts de signature est disponible par signataire (signé, en attente, ou refusé). Vous êtes informé en temps réel du statut des signatures. Une fois le document signé par tous les destinataires, il est automatiquement archivé dans ZEENDOC.

Qu’est ce qui donne autant une valeur légale à une signature électronique qu’à une signature manuscrite ?

  • Lancement depuis ZEENDOC qui a la qualification PSCE (Prestataires de Services de Confiance Qualifiés
  • La signature est reconnue par Adobe
  • Un certificat électronique à usage unique est apposé au document
  • ZEENDOC apporte un horodatage et un archivage de chaque document
  • La vignette du certificat est visible à tout moment et apporte une valeur légale au document.

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Autres usages ZEENDOC

ZEENDOC est une application de gestion électronique des documents intelligente, bas carbone unique sur le marché. Notre solution, ZEENDOC, agit comme une « pâte à modeler », s’adaptant parfaitement à votre fonctionnement, et non l’inverse.
Notre équipe d’experts située à Nîmes développera l’outil informatique qui conviendra au mieux à votre structure.
ZEENDOC peut par exemple :

  • Permettre de gérer les courriers entrants et sortants, et les distribuer numériquement aux différents services ou personnes
  • Permettre d’envoyer des convocations dans un établissement public et recevoir une confirmation de lecture
  • Contrôler la conformité entre des bons de commande en comparaison avec les factures reçues pour une traçabilité accrue.
  • Réaliser des tests de complétudes : ex. un salarié utilisant un véhicule de société, doit vous fournir son permis de conduire à jour chaque année. S’il n’a pas fourni son permis à jour, vous recevrez, une alerte.
  • Simplifier la gestion de vos documents administratifs, leur recherche et leur archivage.

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Avec les services ITTEO en conseil, maintenance informatique ou en matériel informatique, les possibilités sont immenses et les gains considérables. Optez pour une solution innovante et performante pour votre organisation à Nîmes.

ZEENDOC est également disponible sur mobile grâce à la nouvelle application ZEENDOC Mobile. Vous pourrez prendre en photo une note de frais, rechercher, consulter ou valider un document en accédant à la même interface que sur PC.

Les plus de la solution de ZEENDOC et ITTEO

ITTEO est le distributeur référencé ZEENDOC sur le département du Gard.
ITTEO intervient également dans toute la France. Les avantages de partir avec ITTEO à Nîmes sont multiples :

  • Tout d’abord, vous n’aurez pas à faire à un énième fournisseur de solutions de numérisation de documents associée à la vente de copieurs.
  • Nos équipes sont formées commercialement et techniquement sur la solution ZEENDOC.
  • En choisissant ITTEO, vous bénéficierez d’un expert dédié qui vous conseillera et vous accompagnera tout au long du processus de digitalisation de votre structure. Cela commence par la compréhension de votre besoin.
  • ITTEO rédigera un cahier d’installation qui sera validé par vos soins et garantira une réalisation conforme à votre demande.
  • De plus, en optant pour ITTEO, vous serez en totale conformité avec la législation RGPD, assurant ainsi la sécurité et la protection des données.

Faites le choix d’ITTEO pour une transformation digitale efficace et personnalisée